Le traitement efficace des factures fournisseurs et transporteurs nécessite de la visibilité sur le détails des opérations et de la coordination entre les opérationnels métier et la comptabilité. Deux éléments bien souvent optimisables au sein des entreprises ! Pour répondre à ce double enjeu et aider les organisations Supply Chain à mieux maîtriser leurs facturations et ainsi leurs coûts d’approvisionnements, Winddle ajoute deux nouveaux adds-on à sa plateforme : Supplier Invoice Management et Forwarder Invoice Management

Notre mission est de simplifier et fluidifier l’ensemble des opérations quotidiennes liées à l’exécution des flux d’approvisionnements, de la validation d’une commande à sa livraison. Nous avons constaté auprès de nos clients et de nombreuses organisations supply qu’au-delà de la collaboration sur les commandes et livraisons, la gestion des factures reste un point de friction” explique Emilia Jevakhoff, CEO de Winddle

En effet, la facture est un point clé de la relation prestataire, puisqu’elle implique les équipes approvisionnements et supply pour les validations, et le service comptabilité chargé du traitement des factures.

Du fait même de ce processus reposant à la fois sur des fonctions opérationnelles et administratives, nous avons constaté que bien souvent, le suivi des factures crée des goulots d’étranglements dans les processus métiers, avec des difficultés à gérer les réconciliations. Dans de nombreuses organisations, on rencontre encore  une gestion des factures sous format papier, qui passent d’un bureau à l’autre avec une mention “ Bon à payer””.

Fruit de plusieurs mois de développement avec des utilisateurs métier, les add-ons Winddle Supplier et Forwarder Invoice management permettent de fluidifier et fiabiliser le suivi des factures fournisseurs et transports. 

 

Comment fonctionnent les add-on? 

Supplier Invoice Management permet aux clients de fiabiliser et d’optimiser le processus de vérification des factures fournisseurs en engageant directement  ceux-ci. Ils peuvent ainsi créer leurs factures (référence, détails des coûts et expéditions liées, documents joints…) via un processus simple et dynamique : lors de la déclaration, le fournisseur est alerté des potentielles incohérences et ne peut soumettre au client que des factures valides. 

Avec un système de suivi de statut et d’alertes, partagé entre les équipes opérationnelles, les fournisseurs et dans certains cas le système comptable. Les factures sont ensuite traitées en un temps record.

Cet add-on apporte plus de fiabilité et un gain de temps précieux pour les équipes approvisionnements, les directions financières et un vrai plus dans la transparence des relations fournisseurs.

Forwarder Invoice Management fonctionne sur le même principe, en intégrant en plus les spécificités des prestations transport : des tarifs pouvant être négociés selon des grilles tarifaires aux formats variables,des factures intégrant des prestations variées (du simple fret, aux coûts de palettisation variables ou encore aux surestaries), sur différents périmètres.

Il n’est pas rare qu’une prestation de transport maritime donne lieu à plus d’une facture, avec des coûts à l’expédition facturés par le transitaire et d’autres qui peuvent être facturés mensuellement par exemple, liés à la compagnie maritime” souligne Emilia Jevakhoff. 

Winddle permet de modéliser de manière simple l’ensemble des tarifs négociés avec les différents prestataires transport (peu importe les formats et critères des grilles), ainsi que l’ensemble des typologies de coûts pouvant être facturés pour du transport (freight, émission de BL, palettisation etc.). Sur cette base, la solution permet à un responsable supply de réaliser une estimation précise des coûts facturés, de la transmettre automatiquement au prestataire concerné qui pourra à son tour, uploader la facture correspondante et déclarer les différents montants effectivement facturés. L’identification automatique de delta entre les coûts théoriques et réels, les alertes et statuts liés permettent ensuite de piloter le traitement des factures simplement. 

 

Au-delà de la rapidité de traitement, des coûts maîtrisés ! 

Comme toujours dans l’approche Winddle, la collaboration quotidienne et la structuration des données sont pensées comme un tout : ces deux add-ons permettent donc en plus du suivi simplifié, de disposer en temps réel d’indicateurs clés sur les montants engagés sur les différentes lignes de coûts évoqués, les deltas entre les coûts théoriques et réels… un élément clé pour mener les discussions avec les partenaires et améliorer la performance de la Supply. 

Les adds-ons sont déjà utilisés par plusieurs clients de la plateforme, et la roadmap Winddle inclut des améliorations fonctionnelles supplémentaires pour ceux-ci, afin d’assurer toujours plus de valeurs aux organisations Supply Chain dans le Retail, le Luxe et l’Industrie. 

 


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